Probleemloos door de douane

Om ervoor te zorgen dat je internationale zendingen soepel verlopen en zonder enige problemen door de douane komen, is het belangrijk om je hier goed op voor te bereiden. Zo heb je voor zendingen buiten de EU, en ook enkele landen binnen de EU, een commerciële factuur (commercial invoice) nodig. Hieronder lees je waar je allemaal rekening mee moet houden.

UITZONDERINGEN BINNEN EUROPA

Voor de meeste landen binnen Europe heb je geen commerciële factuur nodig. Maar er zijn enkele uitzonderingen. Voor deze landen in de EU zijn de facturen wel nodig:  

  • Italië: San Marino, Vaticaanstad, Campione D’Italia en Livigno
  • Spanje: Canarische Eilanden
  • Noorwegen
  • Zwitserland
  • Liechtenstein
  • Verenigd Koninkrijk

Wanneer een commerciële factuur van toepassing is, bevestig dan drie exemplaren van de commerciële factuur aan de buitenkant van iedere zending. Hiervoor kun je het beste een dokulop gebruiken. Eén exemplaar is voor het land waar je vanuit exporteert, één is er voor het land waarnaar je verstuurt en één exemplaar is voor de ontvanger. Bewaar ook altijd een exemplaar voor jezelf zodat je weet wat er is meegestuurd. Bij sommige landen zijn er daarnaast ook nog extra documenten nodig zoals een Certificaat van Oorspong (CvO).

Zodra de zending douaneplichtig is, worden er douanetoeslagen door de vervoerder in rekening gebracht aan jou. Hoe hoog die toeslagen zijn? Dat kun je hier vinden. De ontvanger krijgt het verzoek om de invoerrechten en de belasting hierover te betalen. Wanneer deze door de ontvanger niet worden voldaan, brengt de vervoerder deze in rekening bij de verzender. Lees hieronder meer over leveringsvoorwaarden. 

Meer gedetailleerde informatie vind je ook in de export handleiding van DPD. Die download je hier.

commerciële Factuur

De commerciële factuur, oftewel de commercial invoice, moet aan de volgende wettelijke eisen voldoen:

  1. Maak gebruik van briefpapier met je eigen bedrijfslogo. Zet hier standaard je eigen BTW-/ID-nummer en EORI-nummer te zetten. Nog geen EORI-nummer? Vraag deze dan aan bij de Belastingdienst.

  2. Stel de volledige handelsfactuur op in het Engels. LET OP: Handgeschreven informatie wordt niet geaccepteerd! We raden je aan om ieder document te voorzien van een handtekening met naam in blokletters (of stempel) en datum van ondertekening.

  3. Zet op alle documenten een uniek factuur/referentienummer. Maak het jezelf gemakkelijk en zorg dat de nummering doorlopend en uniek is. Tijdens het boeken van de zending gebruik je dit nummer zodat dit ook op het verzendlabel komt.

  4. Volledige naam en adresgegevens van de leverancier (verzender) en afnemer inclusief telefoonnummer (ontvanger).

  5. Aantal pakketten of pallets plus het totaal gewicht per artikel.

  6. Per artikel een duidelijke (volledige) omschrijving van het geleverde product. Gebruik voor de goederenomschrijving een specifieke handelsbenaming. Op basis van deze goederenomschrijving moet het mogelijk zijn om deze per goederensoort in te kunnen delen in het douanetarief.

  7. Per artikel het douanestatistieknummer oftewel de HS-code (minimaal een 6 cijferige code gebruiken), de hoeveelheid van het geleverde product en de eenheidsprijs exclusief btw. Vermeld meteen ook het land van oorsprong.

  8. Als een zending geen commerciële waarde heeft zoals gift/sample. Vermeld dan elke afzonderlijke goederensoort en vermeld onderaan de factuur: “Gift shipment/Sample shipment, no commercial value, value for customs purposes only”.

  9. Totale factuurprijs en de munteenheid. De prijzen op de factuur moeten per product(groep) gespecificeerd worden. Zodat per product de invoerrechten en BTW bepaald kan worden.

  10. Leveringsvoorwaarden in geval van een commerciële zending (Incoterms) en de betreffende plaats. Bijvoorbeeld: DAP Oslo, of DDP Zürich. Het is handig om ook de betalingsvoorwaarden te vermelden en bij commerciële zendingen de reden van export. Zoals bijvoorbeeld definitieve export, tijdelijke export of wederuitvoer. Meer info lees je hier.

leveringsvoorwaarden (incoterms)

Bij internationale handel horen ook leveringscondities. Hier zijn internationale afspraken over gemaakt die zijn vastgelegd in de Incoterms. Hierdoor is duidelijk:

  • Wie verantwoordelijk is voor het transport, verzekering, invoer- en de douanekosten van de zending.
  • Wie het transport regelt en tot welke locatie (terminal, tot aan de deur, etc.)
  • Wie verantwoordelijk is voor de goederen in iedere stap van het transport. Belangrijk hierbij is het moment waarop het risico en de kosten van de levering overgaan van de verkoper naar de koper.

De meest gebruike leveringsvoorwaarden hebben we voor je op een rijtje gezet. Wil je alle leveringsvoorwaarden eens rustig doornemen? Check dan even de website van evofenedex

  • CIP: Carriage and Insurance Paid to. De verkoper regelt en betaalt de vervoerder die de goederen aflevert. De (eerste) vervoerder neemt echter de risico’s over bij aanname. De verkoper betaalt ook de uitvoerkosten en de verzekering.
  • CPT: Carriage Paid To. De verkoper regelt en betaalt de vervoerder die de goederen aflevert. De (eerste) vervoerder neemt echter de risico’s over bij aanname. De verkoper betaalt ook de uitvoerkosten. De koper moet zorgen voor de verzekering van de goederen.
  • DAP: Delivered At Place. Dit is de meest gebruikte leveringsconditie waarbij de verkoper de goederen levert aan de koper op het moment van afleveren. De ontvanger betaalt eventuele invoerrechten en douanekosten. Mocht je zending retour komen dan betaal je zowel het transport (heen & terug) en de douanekosten.
  • DDP: Delivered Duty Paid. De verkoper levert de goederen aan de koper op het moment van afleveren en betaalt zelf ook de invoerrechten. Dit laatste zorgt regelmatig voor onaangename verrassingen.

word de expert op het gebied van internationaal verzenden

De logistieke wereld is continu in beweging. Per 1 januari 2020 heeft de Wereldpostunie (UPU)* de internationale regelgeving gewijzigd en dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen het verzenden van documenten en goederen. Ook zijn er vier belangrijke veranderingen doorgevoerd op het gebied van leveringsvoorwaarden (Incoterms). Alles over de nieuwe internationale afspraken, ontdek je hier

* De Wereldpostunie is een organisatie die het postbeleid wereldwijd coördineert.