Probleemloos door de douane

Wanneer je zendingen naar douaneplichtige landen wilt versturen, houdt er dan rekening mee dat je zending alleen wordt afgeleverd als je een commerciële factuur meegeeft aan de vervoerder. Dit heeft meestal betrekking op landen buiten de EU. Om ervoor te zorgen dat de internationale bezorgmachine soepel verloopt en je zendingen zonder enige problemen door de douane komen, is het belangrijk om je hier goed op voor te bereiden. 

UITZONDERINGEN BINNEN EUROPA

Binnen Europa zijn er een paar uitzonderingen waarbij een commerciële factuur wél noodzakelijk is. 

 

  • Italië - San marino, vaticaanstad, campione d'italia en livigno
  • Spanje - canarische eilanden
  • Noorwegen
  • Zwitserland
  • liechtenstein
  • verenigd koningkijk

Wanneer een commerciële factuur van toepassing is, bevestig dan drie exemplaren van de commerciële factuur aan de buitenkant van iedere zending. Hiervoor kun je het beste een Dokulop oftewel een “plakzak” gebruiken. Eén exemplaar is voor het land waar je vanuit exporteert, één is er voor het land waarnaar je verstuurt en één exemplaar is voor de ontvanger. Bewaar ook altijd een exemplaar voor jezelf zodat je weet wat er is meegestuurd. Bij sommige landen zijn er daarnaast ook nog extra documenten nodig zoals een Certificaat van Oorspong (CvO).

Zodra de zending douane plichtig is, worden er douane toeslagen door de vervoerder in rekening gebracht aan jou. Daarnaast krijgt de ontvanger het verzoek om de invoerrechten en de belasting hierover te betalen. Wanneer deze door de ontvanger niet worden voldaan, brengt de vervoerder deze in rekening bij de verzender. Lees hieronder meer over leveringsvoorwaarden.

check, check dubbelcheck

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van een commerciële factuur? Activeer hier onze hulp en we gaan direct voor je aan de slag om je factuur te controleren.

commerciële factuur

De commerciële factuur wordt ook vaak een handelsfactuur of Commercial invoice genoemd en moet aan de volgende wettelijke eisen voldoen.

  1. Maak gebruik van briefpapier met je eigen bedrijfslogo. Daarbij is het handig om hier standaard je eigen BTW-/ID-nummer en EORI-nummer te zetten. Nog geen EORI-nummer? Vraag deze dan aan bij de Belastingdienst.
  2. Stel de volledige handelsfactuur op in het Engels. LET OP: Handgeschreven informatie wordt niet geaccepteerd! We raden je aan om ieder document te voorzien van een handtekening met naam in blokletters (of stempel) en datum van ondertekening.
  3. Zet op alle documenten een uniek factuur / referentienummer. Maak het jezelf gemakkelijk en zorg dat de nummering doorlopend en uniek is. Tijdens het boeken van de zending gebruik je dit nummer zodat dit ook op het verzendlabel komt.
  4. Volledige naam en adresgegevens van de leverancier (verzender) en afnemer inclusief telefoonnummer (ontvanger). In sommige landen is het BTW-nummer (VAT-nummer) van de ontvanger verplicht.
  5. Aantal pakketten of pallets plus het totaal gewicht per artikel.
  6. Per artikel een duidelijke (volledige) omschrijving van het geleverde product. Gebruik voor de goederenomschrijving een specifieke handelsbenaming. Op basis van deze goederenomschrijving moet het mogelijk zijn om deze per goederensoort in te kunnen delen in het douanetarief. Dus gebruik geen product coderingen of algemene omschrijvingen zoals gift, sample, spareparts etc. Dit heeft mogelijk vertraging van de zending tot gevolg omdat de inhoud van de zending gecontroleerd moet worden om de goederen in te kunnen delen in het juiste goederensoort / douanetarief.
  7. Per artikel het douane-statistieknummer oftewel de HS code (minimaal een 6 cijferige code gebruiken), de hoeveelheid van het geleverde product en de eenheidsprijs exclusief btw. Vermeld meteen ook het land van oorsprong want dit is verplicht naar een aantal landen.
  8. Als een zending geen commerciële waarde heeft zoals gift/sample. Vermeld dan elke afzonderlijke goederensoort en vermeld onderaan de factuur: “Gift shipment/Sample shipment, no commercial value, value for customs purposes only”.
  9. Totale factuurprijs en de munteenheid. Het is handig om ook eventuele kortingen toe te voegen. Als deze niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen.
  10. Leveringsvoorwaarden in geval van een commerciële zending (Incoterms) en de betreffende plaats. Bijvoorbeeld: DAP Oslo, of DDP Zürich. Het is handig om ook de betalingsvoorwaarden te vermelden en bij commerciële zendingen de reden van export. Zoals bijvoorbeeld definitieve export, tijdelijke export of wederuitvoer. Meer info lees je hier.

leveringsvoorwaarden (incoterms)

Bij internationale handel horen ook leveringscondities. Hier zijn internationale afspraken over gemaakt die zijn vastgelegd in de Incoterms. Hierdoor is duidelijk:

  • Wie verantwoordelijk is voor het transport, verzekering, invoer- en de douanekosten van de zending
  • Wie het transport regelt en tot welke locatie (terminal, tot aan de deur etc)
  • Wie verantwoordelijk is voor de goederen in iedere stap van het transport. Belangrijk hierbij is het moment waarop het risico en de kosten van de levering overgaan van de verkoper naar de koper

De meest gebruike leveringsvoorwaarden hebben we voor je op een rijtje gezet. Wil je alle leveringsvoorwaarden eens rustig doornemen? Check dan even de website van evofenedex

  • CIP: carriage and insurance paid to (Vrachtvrij inclusief verzekering tot) De verkoper regelt en betaalt de vervoerder die de goederen aflevert. De (eerste) vervoerder neemt echter de risico’s over bij aanname. De verkoper betaalt ook de uitvoerkosten en de verzekering.
  • CPT: carriage paid to (Vrachtvrij tot) De verkoper regelt en betaalt de vervoerder die de goederen aflevert. De (eerste) vervoerder neemt echter de risico’s over bij aanname. De verkoper betaalt ook de uitvoerkosten. De koper moet zorgen voor de verzekering van de goederen. Bij schade wil dit nog wel eens voor discussie zorgen.
  • DAP Delivered At Place (Franco ter plaatse) Dit is de meest gebruikte leveringsconditie waarbij de verkoper levert de goederen aan de koper op het moment van afleveren. De ontvanger betaalt eventuele invoerrechten en douanekosten. Mocht je zending retour komen dan betaal je zowel het transport (heen- & terug) plus de douanekosten.
  • DDP: Delivered Duty Paid (Franco inclusief rechten) De verkoper levert de goederen aan de koper op het moment van afleveren en betaalt zelf ook de invoerrechten. Dit laatste zorgt regelmatig voor onaangename verrassingen.

word de expert op het gebied van internationaal verzenden

De logistieke wereld is continu in beweging. Per 1 januari 2020 heeft de Wereldpostunie (UPU)* de internationale regelgeving gewijzigd en dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen het verzenden van documenten en goederen. Ook zijn er vier belangrijke veranderingen doorgevoerd op het gebied van leveringsvoorwaarden (Incoterms). Alles over de nieuwe internationale afspraken, ontdek je hier

* De Wereldpostunie is een organisatie die het postbeleid wereldwijd coördineert.

Liever telefonisch contact zodat we je alles kunnen uitleggen over de Woocommerce koppeling?

Office

Bel mij
Wil je liever gebeld worden, geef ons je telefoonnummer. Na ontvangst van je bericht, bellen we je zo snel als mogelijk.

Bel ons
Wil je persoonlijk met ons spreken, bel ons gerust.
Ons telefoonnummer is: +31 20 261 57 48

Wij zijn bereikbaar op de volgende momenten:
Maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 19.00 uur
Zaterdag van 9.00 tot 15.00 uur
Zon- en feestdagen gesloten.