1. Vroegtijdige planning

Het kennen van de uitdagingen die het hoogseizoen met zich meebrengt, is één ding. Je erop voorbereiden is een ander. Begin zo vroeg mogelijk met plannen om de toename in vraag goed te kunnen beheersen. Maak extra ruimte in je magazijn, voorspel je voorraadniveaus, en bereid je prijsaanpassingen voor – niet alleen voor je producten, maar ook rekening houdend met veranderingen in verzendkosten.

2. Integratie met vertrouwde partners

Een nauwe samenwerking met vervoerders en logistieke partners die je vertrouwt, zorgt voor een soepelere ervaring tijdens het hoogseizoen. Sterke relaties helpen je de capaciteit te garanderen die je nodig hebt om te voldoen aan de hogere klantvraag. Creëer strategische samenwerkingen om beter zicht te krijgen op de gehele supply chain.

3. Gebruik een mix van vervoerders

Het kiezen van meerdere vervoerders om bestellingen te vervullen tijdens drukke periodes, verkleint de kans dat je zendingen worden beïnvloed door vertragingen of verstoringen. Als één van je vervoerders een bestelling niet op tijd kan bezorgen, kan een andere dat misschien wel. Selecteer gespecialiseerde vervoerders voor specifieke volumina en gewichtscombinaties om hoge tarieven te vermijden.

Overweeg om same-day- en express-vervoerders toe te voegen om het risico op vertragingen tijdens piektijden te verminderen.

Een andere optie is om contact op te nemen met je vervoerder om extra ophaalcapaciteit aan te vragen, zoals het overgaan van een bestelbus naar een trailer of het plaatsen van een stationaire trailer met meerdere ophaalmomenten per dag.

4. Monitor bezorggegevens in real-time met de Parcel Radar

November en december zijn de drukste maanden van het jaar in de pakketwereld. De Wuunder Parcel Radar toont per week vertragingen van 1 november tot 24 december in Nederland. Wil je in 2024 real-time inzicht krijgen in de drukte op de pakketmarkt tijdens het hoogseizoen? Schrijf je dan hier in. Zo kun je je klanten de beste service blijven bieden.

5. Voeg bezorgopties buiten de deur toe

Bezorging buiten de deur (out-of-home) wordt steeds populairder bij consumenten, vooral vanwege het hoge succespercentage van ongeveer 99%. Tijdens het hoogseizoen willen klanten vaak een verscheidenheid aan bezorgopties. Het toevoegen van out-of-home locaties, zoals slimme pakketkluizen of Pick-Up and Drop-Off (PUDO) punten, is een goede manier om aan de vraag te voldoen tijdens drukke periodes.

6. Verleng je levertijden

Niet alle klanten hebben hun bestelling dezelfde of de volgende dag nodig. Uit onderzoek in het Verenigd Koninkrijk blijkt zelfs dat de gemiddelde consument bereid is om tot 6,7 dagen te wachten op hun bestelling. Het draait om een goede bezorgervaring, niet per se de snelste. Overweeg tijdens het hoogseizoen de druk op de bezorging te verlichten door klanten een langzamere, maar goedkopere, bezorgoptie te bieden.

7. Controleer speciale openingsuren tijdens feestdagen

Het hoogseizoen, met dagen zoals Sinterklaas en Kerstmis, zal niet alleen leiden tot meer aankopen, maar wordt ook onderbroken door feestdagen. Voordat je klanten een verwachte leverdatum geeft, controleer je de openingstijden tijdens feestdagen in de relevante markten. Zal je vervoerder actief zijn? Is het PUDO-punt dat de klant heeft gekozen open?

Controleer ook de openingstijden van je fulfilment-operaties en houd rekening met verlengde pick-en-pack-tijden bij het voorspellen van de levertijden.

8. Maak een plan voor het afhandelen van retouren

We weten dat het hoogseizoen zorgt voor hogere verkopen, maar e-commerce bedrijven moeten ook rekening houden met een hoger retourpercentage. Tijdens de feestdagen van 2023 werd bijvoorbeeld een retourpercentage van 15,4% gemeten. Zorg ervoor dat je voorbereid bent om retouren snel te verwerken, zodat klanten hun terugbetalingen op tijd ontvangen en je de producten waar mogelijk opnieuw kunt verkopen.

9. Duidelijke communicatie

Welke strategie je ook kiest om het hoogseizoen te beheren, of het nu gaat om verlengde levertijden of een nieuw retourbeleid, zorg ervoor dat je dit duidelijk communiceert naar je klanten. De meerderheid van de e-commerce klanten (79%) vindt het belangrijk om op de hoogte te worden gehouden van de voortgang van hun levering. Laat miscommunicatie of een gebrek aan transparantie geen slechte klantervaring veroorzaken.

10. Klantenservice

Dit is nog een gebied dat tijdens het hoogseizoen onder druk kan komen te staan. Je kunt meer vragen verwachten naarmate de bestellingen toenemen. Bereid back-up communicatie voor over mogelijke vertragingen en integreer dit in je communicatieflow. Zo voorkom je dat klanten contact opnemen met de klantenservice.

Overweeg om het aantal klantenservice-medewerkers te vergroten en zorg er in ieder geval voor dat ze op de hoogte zijn van promoties, levertijden en eventuele veranderingen die door het hoogseizoen zijn doorgevoerd. Als je proactief zendingen wilt volgen en monitoren tijdens het hoogseizoen, heeft Wuunder mogelijk de juiste oplossing voor jou. Klik hier voor meer informatie.