Pakket versturen naar het buitenland
Wanneer je een pakket gaat versturen naar het buitenland zijn er verschillende zaken waar je rekening mee moet houden. Wij vertellen je graag welke zaken dit zijn!
Het product
Als je een product naar een land buiten de Europese Unie wil versturen, dien je je als verzender te verdiepen in de exporteisen die op het betreffende land van toepassing zijn. Ieder land heeft namelijk eigen voorwaarden en andere producten waaraan zij eisen stellen. De verschillende regels zijn er om consumenten te beschermen, het milieu te beschermen of de thuismarkt te beschermen tegen (oneerlijke) concurrentie. Daarnaast kunnen vervoerders ook beperkingen leggen op bepaalde goederen, zoals lithium batterijen, glaswerk, levende dieren, kunstwerken en gevaarlijke goederen.]
De verpakking
Om jouw zending te beschermen en schade te voorkomen is een goede verpakking essentieel. Je zending wordt namelijk meerdere keren in en uit verschillende voertuigen geladen en gaat diverse keren over een lopende band in een sorteercentrum. Tijdens het sorteren zal je pakket regelmatig tegen andere pakketten aanstoten en kunnen er ook bovenop je pakket andere pakketten worden geplaatst. Je kunt je voorstellen dat wanneer je pakket helemaal onderaan in een rolcontainer ligt er nogal wat pakketten bovenop staan. Je verpakking moet dus tegen een stootje kunnen, maar ook stevig genoeg zijn om het gewicht van andere pakketten te kunnen dragen.
Indien je zendingen met een hoge waarde gaat versturen, is het natuurlijk belangrijk dat je dit aan de buitenkant van de verpakking niet laat zien. Een gloednieuwe iPhone stuur je dus niet op in de originele verpakking, maar stuur ook geen product van lagere waarde in een verpakking van een duur merk.
De transportservice kiezen
Over het kiezen van de juiste transportservice kunnen we hele boekwerken schrijven. In de kern heb je de volgende drie basis transportservices:
- Briefpost: dit zijn documenten en brievenbuspakjes die via de brievenbus worden bezorgd. Meestal zijn de lokale postdiensten zoals PostNL of LaPoste hierin gespecialiseerd, omdat zij deze laten afleveren door de postbode op de fiets tegelijkertijd met de briefpost in plaats van een pakketbezorger in een auto.
- Pakketpost: dit zijn pakketten die niet door de brievenbus passen en waarvoor de chauffeur bij de ontvanger aan belt. Deze netwerken zijn bedoeld voor heel veel pakketten om de kosten laag te houden. Denk aan vervoerders als DPD, PostNL, DHL eCommerce en GLS in Nederland.
- Express: dit zijn snelle leveringen via een netwerk waarin minder zendingen worden verwerkt. Zendingen krijgen hier een hoge aandacht. Denk aan vervoerders als DHL Express, UPS en TNT/FedEx.
Daarnaast heeft elke vervoerder zijn eigen specialiteit. Ook hier hebben we diverse criteria waarop je de vervoerder kunt kiezen. Deze lees je hier.
Onze experts helpen je graag om de juiste keuze te maken. Via verzendregels kunnen we onze software zo configureren dat je altijd de juiste service en vervoerder kiest waarbij we rekening houden met bovenstaande punten. Zo kunnen we natuurlijk ook instellen dat je altijd kiest voor de laagste tarieven!
Tarieven
De verschillende aspecten die in het vorige stuk werden beschreven hebben natuurlijk invloed op het tarief dat zal worden gerekend. Daarnaast kennen veel vervoerders extra toeslagen:
- Extra services: vervoerders kennen diverse extra services, zoals een handtekening voor ontvangst, niet afleveren op een pakketpunt of bij de buren, controle op leeftijd of zelfs een identiteitscheck.
- Formaat: vervoerders willen graag zoveel mogelijk pakjes op elkaar kunnen stapelen. Kan je pakket niet worden gestapeld doordat het een vreemde vorm heeft zoals een driehoek, dan brengen de meeste vervoerders een ‘extra handling’-toeslag in rekening. Dit is ook het geval wanneer de zending niet via een lopende band kan worden gesorteerd, zoals bijvoorbeeld bij een cilindervormig pakket of pakket in een plastic sealbag. Is de zending groter of zwaarder dan is toegestaan, dan wordt deze retour gestuurd en volgt een forse toeslag.
- Onjuiste afmetingen of gewicht: de meeste vervoerders brengen extra kosten in rekening als de doorgegeven afmetingen of gewicht van je zending niet kloppen. De meeste vervoerders meten en wegen elk pakket en sturen een rekening als dit afwijkt.
- Brandstoftoeslag: soms vermelden vervoerders de brandstofkosten in de kleine lettertjes. Door de stijgende brandstofprijzen is een toeslag van 20 procent op dit moment al gauw gebruikelijk.
- Opmaken douaneformulieren en inklaringskosten: elke vervoerder rekent voor het controleren van de commerciële factuur en douaneformulier een fors extra bedrag. Sommige vervoerders brengen dit zelfs in rekening wanneer de ontvanger de zending weigert. Vergeet je de commerciële factuur toe te voegen aan de zending dan komt de zending vaak retour of vraagt de vervoerder je om deze alsnog op te sturen (hierover later meer).
- Piektoeslagen: in de drukke periode rondom de feestdagen hanteren vervoerders vaak extra toeslagen.
- Consumentenlevering: Express vervoerders zoals UPS en TNT zijn ingericht op de bezorging bij zakelijke adressen en hanteren daarom een toeslag als zij bij consumenten afleveren. Vaak worden alle leveringen in een woonhuis (woonwijk) gezien als consumentenlevering, ook al is hier bijvoorbeeld een fysiopraktijk of kapper gevestigd.
- Tweede levering: vaak wordt een toeslag gerekend wanneer de ontvanger niet aanwezig is op het moment dat de vervoerder de zending probeert af te leveren.
- Retour: wanneer een zending niet kan worden afgeleverd, betaal je meestal zowel de heenweg, terugweg en een boete.
- Afgelegen gebieden: sommige vervoerders rekenen extra kosten als de zending moet worden afgeleverd in een afgelegen gebied. In Nederland zijn dit bijvoorbeeld de waddeneilanden.
Verzekeren
Wanneer je een product met een hoge waarde verzend, is het belangrijk dat je een keuze maakt of een extra verzekering noodzakelijk is. De mogelijkheden verschillen per transportservice:
- Briefpost: hier is meestal geen verzekering mogelijk, omdat er geen bewijs is dat de zending is afgeleverd. De vervoerder gaat vrijwel nooit zoeken naar een verloren zending. Weg is weg.
- Pakketpost: de meeste vervoerders hanteren een kiloprijs wanneer een zending zoek raakt. Vervoerders hanteren hierbij CMR-condities voor transport binnen Nederland en AVC-condities voor transport buiten Nederland. De vervoerder is zo aansprakelijk voor verlies en schade. De standaard aansprakelijkheid is echter beperkt. Voor CMR is dit ongeveer 10 euro en voor AVC ongeveer 3,40 euro per kilogram.
Sommige vervoerders zoals DPD kennen een standaard verzekering tot 500 euro. Hier zijn meestal enkele voorwaarden aan verbonden zoals een uitsluiting van elektronische apparaten, kunst, geld of glas.
- Express: doordat in deze netwerken veel camera’s worden gebruikt op ieder sorteercentrum is de kans dat een pakket verloren raakt een stuk kleiner dan bij pakketpost. Ook hier gelden weer de CMR- en AVC-condities en kun je een zending extra verzekeren. Dit kan meestal tegen de ‘aangegeven waarde’ oftewel de waarde van de zending. De mogelijkheden van deze verzekeringen zijn meestal zeer uitgebreid.
Zelf kun je natuurlijk ook een transportverzekering afsluiten als je regelmatig waardevolle zendingen wilt versturen. Dit is vaak voordeliger dan een verzekering afsluiten via de vervoerder. De software van Wuunder kan zo ingesteld worden dat zendingen boven een bepaalde waarde direct worden verzekerd.
Is de zending van hoge waarde of is 100% correcte aflevering noodzakelijk? Wellicht is Same Day delivery dan de juiste keus voor jouw pakket. Hier lees je er meer over.
Het verzendlabel
De inhoud van een verzendlabel lijkt nogal een eenvoudige keuze, maar niets is minder waar… Je moet hier op de volledige zaken letten:
- Correct adres: het is natuurlijk zeer vanzelfsprekend dat een correct adres noodzakelijk is om een levering te laten slagen. Probeer daarom in de check-out het adres te valideren. Vaak wordt in de haast een huisnummer vergeten. Geef de mogelijkheid om in een tweede adresregel een toevoeging te geven op de locatie zoals ‘gebouw A, appartement 2’. Soms worden hier zelfs GPS locaties gebruikt om het de bezorger makkelijker te maken. In sommige landen bestaan er nog steeds geen postcodes zoals in Hong Kong en de Nederlandse Antillen. Let erop dat versturen naar een postbus of antwoordnummer vaak alleen kan via een postale vervoerder (briefpost) zoals PostNL of Bpost. Verstuur je via een andere vervoerder naar een postbus of antwoordnummer dan komt de zending retour.
- Telefoonnummer: het telefoonnummer wordt in het buitenland vaak door chauffeurs gebruikt om in contact te komen met de ontvanger. Neemt de ontvanger niet op dan neemt de chauffeur vaak het risico niet om naar een afgelegen woning te rijden en wordt de zending afgeleverd in een parcelshop.
- E-mailadres: het e-mailadres wordt door de vervoerder gebruikt om de ontvanger te informeren over de komst van de zending. Gebruik je het e-mailadres niet, dan is de kans op een retour groter, omdat de ontvanger niet weet wanneer deze de zending kan verwachten. Ook geef je de ontvanger geen mogelijkheid om de levering te beïnvloeden. Voor bestemmingen buiten de EU zoals Zwitserland en Noorwegen wordt het e-mailadres gebruikt om de invoerrechten te voldoen.
- Referentie: wanneer een zending een hoge waarde heeft, is het belangrijk niet de inhoud te gebruiken. Dus gebruik bijvoorbeeld niet als referentie: Apple iPhone 13.
- Sticker: plak het verzendlabel op het midden van de platte kant zonder dat deze over de rand valt. Let ook op dat tijdens het printen van het verzendlabel de inkt niet uitloopt. Er zijn speciale printers op de markt voor het printen van verzendlabels. Wanneer een barcode niet kan worden gescand door de vervoerder volgen er vaak toeslagen.
- Bovenkant/onderkant: de meeste vervoerders kijken niet naar stickers op het pakket die de boven en/of onderkant aangeven. Ga er dus vanuit dat je pakket gedurende de reis in verschillende posities door het transportproces zal gaan.
De commerciële invoice
Verstuur je een zending naar een land buiten de EU zoals Noorwegen, Zwitserland en Engeland, moet je naast het verzendlabel ook nog drie commerciële facturen op de zending plakken. Lees meer hierover op onze website. Bij Wuunder werken diverse specialisten die alles weten van import- en export.
Invoerrechten
Binnen de EU kun je goederen vrij versturen en dien je btw in rekening te brengen. Deze kosten kun je natuurlijk weer terugkrijgen van de belastingdienst.
Verstuur je een zending naar een land buiten de EU, betaalt de ontvanger geen btw over de waarde van de aanschaf, maar betaalt deze invoerrechten. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de aard van het product en het land van ontvangst. Voor zakelijke klanten wordt vaak door de vervoerder gevraagd om de btw-nummers meteen te vermelden, zodat de verrekening efficiënter verloopt. Bij particulieren verstuurt de vervoerder een e-mail met een verzoek tot betaling. Als de ontvanger de invoerrechten niet voldoet, gaat de zending retour. Dit dient dus goed gecommuniceerd te worden met de koper.
Volgen van de zending
Bij het verzenden van een pakket naar het buitenland heb je te maken met een langer verzendproces dan wanneer je een pakket in het binnenland verzend. Hierdoor zijn er dus ook meer plekken waar het mis kan gaan. Met Wuunder hoef je je hier niet druk over te maken: wij volgen de zendingen van onze klanten proactief. Van ophaling tot aflevering houden wij alles nauwkeurig in de gaten. Wanneer er ergens in het verzendproces wat misgaat, zoals vertragingen, een door de ontvanger onjuist ingevuld adres of wanneer een zending niet is opgehaald, nemen we direct contact op met de vervoerder om dit op te lossen. Deze service noemen wij de control tower.
Bij briefpost is deze service niet mogelijk, omdat deze zendingen geen barcode bevatten en niet door de vervoerder worden gescand. Je kunt natuurlijk wel altijd na de verwachte afleverdatum informeren bij je klant of de zending is afgeleverd.
Communicatie met de ontvanger
Voor de ontvanger van het pakket is goede communicatie cruciaal. Door proactief met de ontvanger te communiceren over de status van de bestelling voorkom je onnodige telefoontjes, e-mails en frustratie. Wuunder neemt deze communicatie uit handen. We informeren de ontvanger over het bezorgproces en wanneer er iets misgaat houden we hen tot in detail op de hoogte. Hierdoor weet de ontvanger altijd wat er met de zending aan de hand is en kan er worden vertrouwd op een succesvolle levering.
✅ Checklist: een pakket naar het buitenland verzenden
Wanneer je een pakket gaat versturen naar het buitenland zijn er verschillende zaken waar je rekening mee moet houden. Met deze checklist zorg je ervoor dat je alle zaken op orde hebt en klaar bent om je pakket naar het buitenland te versturen!
Door op de knop “Downloaden” te klikken, ga je akkoord met het privacybeleid van Wuunder.